Gestión de compras, contabilizar los variables de cada empleado, base de datos para marketing o evaluación de promociones, principales ventajas que ofrecen estos softwares.
Hablar de gestión en la oficina de farmacia en la actualidad es hacerlo de softwares y es que los programas que hay ahora mismo en el mercado facilitan en gran medida la labor al titular y a su equipo. No obstante, como suele ocurrir en muchos sectores, el vertiginoso ritmo tecnológico va por delante de los profesionales, ya que muchos de estos softwares están infrautilizados y solo se utilizan para cobrar y punto. Esto es lo que explica Juan Carlos Serra, especialista en marketing farmacéutico y en gestión de oficinas de farmacia. «Solo utilizamos una parte muy reducida de las posibilidades que tienen este tipo de programas», insiste.
Juan Carlos Serra describe que los programas de gestión actuales tienen un alto grado de sofisticación, pero que por norma general las plantillas no ponen todo el foco necesario en las formaciones que se ofrecen cuando se instalan o cambian los softwares. Se trata sin duda alguna un ámbito de mejora en la farmacia española.
Juan Carlos Serra resume en el siguiente listado qué características debería tener el software soñado para la gestión de la oficina de farmacia.
-Gestión de compras con IA. Un buen programa de gestión debe ayudar a gestionar las compras, defiende Serra, pero pone de manifiesto el avance que sería que a través de la inteligencia artificial (IA) el software pudiera predecir las compras. “Acabará pasando y es que con los datos que sí te dan los programas actuales (periodicidad, días de la semana que se compra, qué se compra…) solo hay que aplicar la IA para que nos acabe haciendo las compras o renovando los pedidos de forma automática”, reflexiona Juan Carlos Serra, quien recuerda que ahora todavía lo tiene que hacer el titular exportando un documento en Excel con stock inicial, ventas y stock final.
-Ayudar a contabilizar el variable del empleado. En esta descripción del programa de gestión ideal en la oficina de farmacia, Juan Carlos Serra añade la posibilidad de que el programa analice y contabilice los méritos de cada trabajador para así configurar los variables de cada uno. “Midiendo el ticket medio de cada uno y la evolución podemos saber si fulanito ha llegado a los objetivos que habíamos pactado o si la campaña de formación que habíamos tenido con ellos ha servido para crecer en determinada categoría con los bonus que habíamos apalabrado con la plantilla”, ejemplifica, mientras que insiste en que es partidario de pagar en la farmacia un salario por el trabajo ordinario y un plus por el extraordinario.
-Base de datos para marketing. Hay que tener el mayor número de clientes fichados. Cuando alguien pasa por caja hay que preguntarle si vive cerca o está de paso para poder meterle en la base de datos, que es patrimonio de la oficina de farmacia. Este servicio es básico para la fidelización y muchos programas permiten exportar los datos para hacer acciones de marketing. También puede ser un aliciente para premiar al equipo a quien consiga un número determinado de clientes registrados o sea el más pacientes añada a la base de datos de la farmacia a través del programa de gestión.
-Evaluación de promociones. También es muy interesante que el programa de gestión en cuestión ofrezca con datos numéricos el beneficio de las promociones que se ponen en marcha en la oficina de farmacia. “A veces bajamos el precio por una promoción para vender más y después al final no te salen bien las cuentas, ya que el margen se ha reducido muchísimo. El programa que tengamos nos tiene que ayudar a hacer esto”, recuerda Serra.
Principales programas en el mercado
En el mercado de programas de gestión de farmacia en España destacan los siguientes ejemplos que son los que en líneas generales aparecen en la inmensa mayoría de las oficinas de farmacia del territorio nacional.
-Farmatic. Es uno de los softwares más reconocidos. Dentro de sus características destacan la facilidad y lo intuitivo de su interfaz, además de que es muy adaptable a los diferentes tamaños de farmacia. Tiene mucha experiencia en el mercado ya que está desde los años 80.
-Nixfarma. Tiene un enfoque innovador y ofrece una solución completa que incluye gestión de ventas, control de inventario y atención al cliente. También tiene un recorrido en el sector desde los 80.
-Bitfarma. Cuenta con una solución adaptable a los criterios y necesidades de cada farmacia. Han desarrollado cuatro tipos de packs para que el titular pueda completar su farmacia y cubrir todas sus necesidades, ya que no todas las farmacias son iguales.
-IOFWin. Útil para consultar las compras y ventas de cada mes y para optimizar algunos aspectos del negocio, como la seguridad o el tiempo empleado en cada proceso.
Con este contexto queda claro que el farmacéutico tiene mucho margen de mejora en saber explotar todas las opciones que ofrece la revolución tecnológica que estamos viviendo en la sociedad.