El farmacéutico José Ibáñez ha impartido una sesión formativa en la que ha ofrecido recomendaciones que permitan a las farmacias optimizar sus estrategias de compra.
Infarma 2023, que se está celebrando en Barcelona, ha acogido este jueves una sesión profesional en la que José Ibáñez, farmacéutico comunitario de Gavá (Barcelona), ha ofrecido seis claves para que las farmacias compren mejor.
En primer lugar, ha puesto sobre la mesa la diferenciación entre un responsable de compras, que debe encontrar oportunidades y convertirlas en buenos negocios; un gerente, que debe tener una visión holística de todo el sistema para maximizar la rentabilidad; y un farmacéutico titular, que «debe centrarse en tareas clave frente a las más operativas y automatizables» y que su misión está en liderar el equipo, supervisar situaciones complejas de los pacientes, ahondar en protocolos y en nuevas legislaciones y planificar su estrategia de gestión. Eso sí, siempre sin olvidar que, dependiendo del tipo de farmacia, esa estrategia varía.
Adentrándose en esa estrategia, y refiriéndose a las compras, ha lanzado el mensaje de que se debe «satisfacer la demanda de la manera más rentable posible». Y el modo de hacerlo es estudiando bien el surtido, los proveedores y el sistema de compra; intentando reducir al máximo las faltas -«para maximizar el margen y la reputación»-, y empleando para ello los mínimos recursos posibles de tiempo, personal, dinero, stock y espacio.
Seis recomendaciones
Para lograr esto, ha presentado seis pasos que, a su juicio, siempre deben tenerse en cuenta.
1. Elección del surtido. Sobre la elección del surtido, Ibáñez ha señalado el mejor surtido es siempre «aquel con el que yo tenga un buen nivel de servicio». Ahora bien, él recomienda hacer una clasificación por necesidades o problemas de salud y analizar bien cuándo compensa tener productos líderes, productos long-tail y productos de recomendación; siempre dependiendo de la ubicación de la farmacia y de su estrategia.
2. ¿Qué laboratorios establecer como proveedores? En cuanto a la elección de laboratorios, ha vuelto a ahondar en que depende de la estrategia de la farmacia, aunque ha apuntado que los más importantes son los que cubren las necesidades con mayor mercado y que cuantas más necesidades mejor (para concentrar partners). «Tener muchos laboratorios consume mucho tiempo».
Junto a esto, ha recomendado trabajar con laboratorios que tengan muchos productos de recomendación , que ofrezcan calidad y que tengan productos incluidos en las guías clínicas. Asimismo, ha afirmado que es importante analizar bien cuál es el procedimiento de logística y envío.
3. ¿Cómo debemos pedir a los laboratorios? Refiriéndose a la estrategia de pedidos, ha explicado que una vez al año se negocian las condiciones con los laboratorios y que es necesario acudir a esa negociación «con los deberes hechos», conociendo bien surtido, unidades, frecuencia de compra…
Su recomendación es que la frecuencia sea la mínima posible (en principio, semanal), que sea un proceso fácilmente delegable y que la frecuencia de visita del delegado sea la menor posible.
4. Pedidos de campaña. Sobre los pedidos de campaña, ha aconsejado cargar solo sin campañas relevantes en facturación, como solares y productos para el resfriado. Aquí ha señalado también que la exposición es importante, ya que «se debe ver volumen» y que «se deben cubrir todas las necesidades».
5. Novedades: de entrada di no. En lo que se refiere a la compra de novedades, Ibáñez ha subrayado que hay que documentarse antes de tomar decisiones y analizar si realmente son novedades. Como ejemplo de ello, ha señalado las melatoninas, el retinol, el ácido hialurónico, el agua micelar, el colágeno… «¿Son realmente novedades?», ha cuestionado.
Además, ha apuntado que las novedades «muchas veces no se comunican al equipo y aumentan el stock de manera ostensible».
6. Automatizar los pedidos y derivar. Sobre el proceso de realización de pedidos, Ibánez ha recomendado delegar en el personal administrativo y que el titular o gerente solo esté en las negociaciones anuales. Además, ha puesto en valor los software de previsión de la demanda, ya que ayudan «aumentar el nivel de servicio a la par que reducen el stock aumentando el número de pedidos».