Calibrar mal el producto en una botica puede ser letal, por lo que lo ideal es huir de los extremos y medir muy bien cada paso.
El ‘stock’ es esa arma de doble filo que puede ser un gran aliado en el camino de la rentabilidad y de los beneficios en la oficina de farmacia, pero también puede volverse letal contra el titular si se calibra mal y es que es uno de los puntos vitales más importantes en la sostenibilidad económica de una botica. Con este escenario, toma especial protagonismo el papel de gestor del ‘stock’ del titular de oficina de farmacia, que debe prestar atención y estar preparado para buscar el equilibrio entre sobrecargarse de producto o dejar la rebotica con telarañas.
Juan Carlos Serra, especialista en gestión de la oficina de farmacia, explica que para trabajar bien el ‘stock’ de la farmacia hay que huir de los extremos. «No hay que irse al extremo de no tener ‘stock’ para vender producto, pero tampoco al lado contrario de tener tanto que nunca lo rentabilizas», describe Serra, mientras que añade que en líneas generales el farmacéutico no está muy concienciado con la importancia que hay que dar al ‘stock’.
Serra hace otra distinción a la hora de hablar del ‘stock’ en la farmacia comunitaria y es que pone de manifiesto que el abordaje es muy diferente cuando se trata de medicamento de prescripción a cuando es producto de venta libre.
«Con la gran distribución que hay ahora que te hacen repartos varias veces al día es inútil acumular medicamentos de prescripción», detalla, mientras que pone de manifiesto que no hay que tener miedo al paciente habitual al que se le puede decir que se pase por la tarde o en unas horas a por el medicamento. «En los medicamentos con prescripción hay que ver la evolución de ventas y hacer una mínima previsión, pero teniendo en cuenta la posibilidad de flexibilidad que ofrece hoy en día la distribución», insiste.
El reto para el titular de la oficina de farmacia llega con la venta libre. El primer mandamiento que pone sobre la mesa Serra en este sentido es no ‘cargarse’ de producto. «Habitualmente compras directamente al laboratorio para conseguir una mejor oferta, pero la contrapartida de la buena oferta es que tienes que cargarte de producto», especifica, mientras que insiste en revisar cómo se comportó el producto en cuestión el año pasado o los ejercicios anteriores.
Pone un ejemplo. «Si el año pasado vendí 1.000 solares y este año creo o espero crecer un 10% pues compraré 1.100. El delegado de entrada te va a ofrecer 1.200 y debes decirle que 1.000 y así lo dejáis en 1.100 y contentos los dos», detalla.
Premisas para lidiar con el ‘stock’
Juan Carlos Serra también describe algunas claves que hay que tener muy en cuenta cuando se trata de organizar el ‘stock’, en especial de los productos de venta libre.
–El margen llega cuando se vende todo. El titular debe ser consciente de que hasta que no se ha vendido el último producto que se ha comprado, no se obtiene el rendimiento que se pensaba. «Cuando te dicen, vas a tener un margen del 30% y has comprado 100 unidades y te quedan 10 por vender, todavía no hay margen y esas 10 si no consigues venderlas te penalizan», recuerda.
-Cada farmacia es un mundo. Serra defiende que, aunque hay patrones comunes y buenas prácticas sobre cómo gestionar bien el stock, cada oficina de farmacia es diferente. Ubicación, facturación, tipo de pacientes… Son las características que van a marcar el cómo gestionar el ‘stock’. Eso sí, el rasgo común de la previsión es válido a toda farmacia.
-‘Artistas’ del Excel. Serra defiende que el titular debe ser un ‘artista’ del Excel, en relación a que cada decisión de compra para el ‘stock’ debe estar muy medida y analizada con resultados de años anteriores.
-Ley de Pareto. Otra de las fórmulas que sirven para entender el difícil ecosistema del ‘stock’ en la farmacia es la ley de Pareto, que indica que únicamente el 20% del inventario genera hasta el 80% de los beneficios de una empresa. Conocer los productos más vendidos y tener un buen suministro de ellos será capital para alcanzar la rentabilidad deseada.
-Prohibidos los productos C y D. En este sentido, también apuesta por la metodología de gestión ABCD. Los productos A se venden al menos una vez al día, los B al menos una vez a la semana, los C 15 unidades al año y los D menos de una unidad al año. Los productos D descarta comprarlos.
-El inmovilizado de productos C y D no genera. El especialista en gestión recuerda que el stock inmovilizado no genera ingresos, por lo que recomienda que para tener 30.000 euros inmovilizados de productos que se venden muy poco (C y D), es mejor no tenerlos y buscar algún tipo de producto financiero en el banco para que por lo menos rente ese capital.
-La previsión del A debe ser larga. Si el producto A es el que genera un gran movimiento de ventas, un buen beneficio y buen margen, entonces hay que tener probablemente el doble del ‘stock’ de los días que tarda el laboratorio en servir. «Si un laboratorio te tarda en servir una semana, intenta tener producto para 15 días por si hubiera cualquier problema y el laboratorio tarda en mandar el pedido», aconseja.
-El espacio todavía afecta. Esta variable antes era más protagonista, ya que en la actualidad los laboratorios pueden dosificar el pedido y no hay que almacenar tanto, pero de todos modos es un factor que hay que tener en cuenta si los metros cuadrados de almacenaje no son muy numerosos en la oficina de farmacia.